El arqueo de caja es el proceso de contar físicamente el dinero disponible al momento de cerrar una sesión de caja. Permite comparar lo que el sistema registró como esperado con lo que realmente hay en la caja, detectando sobrantes o faltantes.
Cómo realizar el arqueo al cerrar sesión
- Ingresá a la sección de Cajas y buscá la caja que querés cerrar.
- Hacé clic en el botón Cerrar Sesión. Se abrirá un panel con la tabla de arqueo.
- Para cada método de pago listado (por ejemplo: efectivo, tarjeta, transferencia), el sistema muestra el monto esperado según los movimientos registrados durante la sesión.
- Contá físicamente el dinero o revisá los comprobantes de cada método y escribí el monto contado en el campo correspondiente.
- Si querés, completá el campo Notas de Cierre con cualquier observación relevante (diferencias, aclaraciones, etc.).
- Hacé clic en Cerrar Sesión para confirmar. El sistema guardará el arqueo y registrará la diferencia automáticamente.
Nota: El monto esperado se calcula como: saldo inicial de apertura + todos los ingresos registrados durante la sesión − todos los egresos registrados. Este cálculo se hace por separado para cada método de pago.
Cómo interpretar la diferencia
Una vez cerrada la sesión, el sistema calcula automáticamente la diferencia entre el monto contado y el monto esperado:
- Diferencia positiva (sobrante): el monto contado es mayor al esperado. Puede indicar un ingreso no registrado o un error en algún movimiento previo.
- Diferencia negativa (faltante): el monto contado es menor al esperado. Puede indicar un egreso no registrado, un error de carga o una diferencia física en la caja.
- Diferencia cero: el arqueo cuadra perfectamente. El monto físico coincide con lo que el sistema esperaba.
Importante: Cualquier diferencia queda registrada en el historial de la sesión cerrada. Se recomienda agregar una nota de cierre explicando el motivo cuando haya sobrante o faltante, para facilitar la auditoría posterior.
Cuándo el arqueo es obligatorio
El comportamiento del arqueo depende de la configuración de cada caja:
- Arqueo obligatorio: si la caja está configurada con la opción "Requiere arqueo al cerrar", no es posible cerrar la sesión sin ingresar los montos contados por método de pago. El sistema rechazará el cierre si se omite esta información.
- Arqueo opcional: si la caja no requiere arqueo obligatorio, podés cerrar la sesión sin completar los campos de conteo. En ese caso, no se registra diferencia.
Consejo: Aunque el arqueo no sea obligatorio, se recomienda completarlo siempre. Tener el historial de diferencias por sesión facilita la detección temprana de errores y mejora el control interno del establecimiento.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo cerrar una sesión sin completar todos los métodos de pago? Sí, siempre que la caja no tenga el arqueo obligatorio activado. Los métodos que dejés en blanco no generan diferencia registrada.
- ¿Puedo ver el arqueo de sesiones anteriores? Sí, desde el historial de sesiones de cada caja podés consultar los montos esperados, contados y la diferencia de cada cierre.
- ¿Quién puede cambiar si el arqueo es obligatorio? Esa configuración la gestiona un usuario con permisos de administración sobre las cajas, desde la pantalla de configuración de la cuenta de caja.