La sección de Gastos te permite registrar, organizar y controlar todos los egresos de tu establecimiento. Desde aquí podés agregar gastos manualmente, editarlos, aprobarlos o eliminarlos según sea necesario.
Acceder a la gestión de Gastos
Para gestionar los gastos, ingresá a CRM > Gastos. Por defecto, el sistema muestra los gastos del mes actual, pero podés aplicar diferentes filtros para encontrar los registros que necesitás:
- Fecha: Filtrá por rango personalizado definiendo fecha de inicio y fecha de fin.
- Categoría: Mostrá solo los gastos de una categoría específica.
- Estado: Filtrá por gastos pendientes, aprobados o rechazados.
- Búsqueda general: Buscá por concepto, número de referencia o cualquier otro dato del gasto.
Consejo: Usá los filtros de forma combinada para encontrar rápidamente gastos específicos. Por
ejemplo, podés filtrar por categoría "Servicios" y estado "Pendiente" para revisar solo lo que falta aprobar.
Agregar un nuevo Gasto
- Hacé clic en Nuevo gasto (o Agregar).
-
Completá el formulario con la siguiente información:
- Concepto *: Descripción clara del gasto (ej: "Mantenimiento aire acondicionado", "Compra de insumos"). Campo obligatorio.
- Estado: Define el estado inicial del gasto. Puede ser Pendiente, Aprobado o Rechazado, según tu flujo de trabajo.
- Número de Gasto o Referencia: Número de factura, comprobante o cualquier identificador externo del gasto.
- Categoría: Seleccioná una categoría previamente creada en Fichas > Fichas para organizar tus gastos (ej: Mantenimiento, Limpieza, Servicios).
- Monto *: El importe total del gasto. Campo obligatorio.
- Fecha del Gasto *: La fecha en la que se realizó o se debe registrar el gasto. Campo obligatorio.
- Método de pago: Seleccioná cómo se abonó el gasto (Efectivo, Transferencia, Tarjeta, etc.). Los métodos de pago se configuran en Fichas > Fichas.
- Referencia de Pago: Si el método de pago tiene un identificador interno (número de transacción, número de cheque, etc.), ingresalo aquí.
- Notas: Espacio para agregar cualquier aclaración, detalle adicional o comentario sobre el gasto.
- Archivos: Podés adjuntar facturas, comprobantes o cualquier documento relacionado con el gasto para tener toda la información centralizada.
- Guardá los cambios para registrar el gasto en el sistema.
Importante: Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios: Concepto,
Monto y Fecha del Gasto. Sin estos datos no se podrá guardar el registro.
Gestionar Gastos existentes
Desde la tabla de gastos podés realizar las siguientes acciones sobre cada registro:
- Aprobar: Cambiá el estado de un gasto a Aprobado cuando hayas verificado y autorizado el egreso. Esta acción es útil para flujos de trabajo donde se requiere autorización antes de considerar el gasto como válido.
- Editar: Modificá cualquier dato del gasto (concepto, monto, fecha, categoría, etc.) si detectás un error o necesitás actualizar la información.
- Eliminar: Eliminá definitivamente un gasto del sistema. Usá esta opción con precaución, ya que la acción no se puede deshacer.
¿Cómo funciona la aprobación? Si tu operación requiere un proceso de autorización, podés
registrar los gastos en estado Pendiente y luego aprobarlos desde la tabla cuando corresponda. Esto te
permite mantener un control más estricto sobre los egresos.
Recomendaciones
- Creá categorías claras antes de empezar a registrar gastos para mantener una buena organización y facilitar los reportes.
- Adjuntá siempre que sea posible los comprobantes o facturas en el campo Archivos para tener toda la documentación respaldada digitalmente.
- Usá el campo Número de Gasto o Referencia para referenciar las facturas oficiales y facilitar la conciliación contable.
- Completá el campo Notas con detalles que puedan ser útiles en el futuro (proveedor, motivo del gasto, persona que lo solicitó, etc.).
- Revisá periódicamente los gastos Pendientes para aprobarlos o rechazarlos y mantener tu registro actualizado.
- Configurá métodos de pago específicos en Fichas > Fichas que reflejen cómo opera tu establecimiento para tener mejor trazabilidad.
Consejo: Si tenés gastos que se repiten regularmente (alquileres, servicios, suscripciones),
considerá usar la función de Gastos Recurrentes para automatizar su creación y evitar olvidos.